1.1) la collecte d'information directement ou indirectement liée à l'histoire et à la culture des Acadiens de la Nouvelle-Écosse, ainsi que la collecte des archives institutionnelles de l'Université Sainte-Anne, et ce, pour fins de recherche et d'enseignement;

1.2) l'évaluation, la description, la classification, et l'entreposage des informations collectionnées;

1.3) la diffusion publique des informations recueillies.

2.1) La source de l'information obtenue peut être primaire, secondaire ou tertiaire.

2.2) La méthode utilisée pour la description des pièces d'archives est conforme avec les et la méthode de classification des textes imprimés est conforme avec la méthode Library of Congress. L'entreposage des archives se fait dans un environnement contrôlé muni d'appareils technologiques de pointe dans les pratiques courantes de conservation.

2.3) La diffusion des renseignements se fait par un système de consultation sur place, par la recherche, par la publication, par l'enseignement et par les conférences du personnel professionnel du Centre acadien.

Tout ajout à la collection des Archives du Centre acadien. Les voies normales d'acquisition sont le dépôt, le don, le legs, le prêt, et l'achat.

La documentation est acquise préservée à cause de sa valeur intrinsèque nonobstant la date, la forme physique et les caractéristiques des documents.

Un assortiment de documents accumulés et regroupés par un individu ou une entité légale dans la poursuite de ses activités. Sont comprises dans les entités légales toutes associations, fédérations, sociétés, corporations, et institutions.

Une accumulation artificielle de documents variés.

Manière d'acquisition selon laquelle un individu ou une entité légale dépose pour un temps indéterminé ses documents aux Archives du Centre acadien sans que soient transférés les droits de propriété.

Manière d'acquisition selon laquelle un individu ou une entité légale transfert gratuitement les droits de propriété de ses documents aux Archives du Centre acadien.

Manière d'acquisition selon laquelle un individu ou une entité légale transfert par testament ses droits de propriété de ses documents aux Archives du Centre acadien.

L'acquisition temporaire de documents dont la durée peut être renouvelée. Tout prêt peut être transformé en don.

Manière d'acquisition selon laquelle les Archives du Centre acadien obtiennent les droits de propriété de documents spécifiques en payant une somme d'argent au créateur ou au propriétaire des dits documents.

Les Archives institutionnelles sont les archives créées par les secteurs universitaires et administratifs de l'Université Sainte-Anne. Sont incluses dans la catégorie d'archives institutionnelles, entre autres, les archives de L'Association des Anciens Élèves et Amis de l'Université Sainte-Anne.

Principe fondamental selon lequel les archives d'une provenance spécifique ne peuvent être entremêlées avec les archives d'une autre provenance.

La territorialité est un principe archivistique stipulant que des archives doivent normalement être conservées à l'intérieur du territoire où elles ont été créées.

3.1) Contribuer de façon significative à la préservation de l'héritage acadien en Nouvelle-Écosse et d'éveiller dans la conscience collective acadienne un sentiment de fierté patrimoniale.

3.2) Soutenir l'enseignement et la recherche dans les secteurs historique et socioculturel de la vie acadienne en Nouvelle-Écosse.

3.3) Préserver la documentation pour faire connaître l'histoire, la mission, les traditions, les politiques et les programmes de la seule université d'expression française en Nouvelle-Écosse.

4.1) L'acquisition du matériel est basée avant tout sur la signification et la pertinence des documents quant aux objectifs énumérés à la section précédente.

4.2) Toute acquisition peut être réévaluée périodiquement afin d'assurer sa pertinence aux objectifs proposés. La direction des Archives peut se débarrasser du matériel jugé désuet ou sans rapport aux objectifs.

4.3) L'acquisition du matériel se fait conformément aux principes archivistiques acceptés, tels la provenance et la territorialité afin d'éviter l'altération et l'amoindrissement des fonds.

4.4) Le matériel est acquis en considérant et en respectant les mandats des autres dépôts d'archives acadiennes en Nouvelle-Écosse.

4.5) Toute acquisition est faite conformément aux capacités des Archives du Centre acadien à gérer le matériel reçu. Entrent en règle du jeu les considérations suivantes: la quantité des documents, la condition physique de ceux-ci et les ressources humaines disponibles pour assurer une classification et une description adéquates.

Les Archives du Centre acadien acquièrent des archives non-institutionnelles indépendamment du genre ou du format de celles-ci. Ces archives peuvent comprendre des documents architecturaux, cartographiques, filmiques, sonores, et iconographiques, incluant des desseins, des affiches et des photographies ainsi que des documents multimédias. Inclus dans la documentation textuelle collectionnée sont la correspondance, les journaux, les registres, les rapports et études, les manuscrits, les ventes de terres, les testaments et autres documents légaux et les indexes.

Les documents imprimés font partie du matériel collectionné par les Archives du Centre acadien. Sont inclus dans cette catégorie les études, les monographies, tout autre livre (rares ou contemporains), les périodiques, les thèses et les mémoires.

Dans la mesure du possible, et sans encombrer l'espace disponible, les Archives du Centre acadien acceptent, pour des raisons de préservation du contenu intellectuel seulement, des reproductions de documents textuels, sonores, iconographiques et multimédias.

Les Archives du Centre acadien acquièrent les archives de l'institution mère, soit l'Université Sainte-Anne. Font partie des archives institutionnelles tout document en provenance des secteurs universitaire et administratif de l'Université ainsi que ceux générés par l'Association des Anciens élèves et amis.

Les Archives du Centre acadien de l'Université Sainte-Anne ont collectionné des artefaits dans le passé, et cette collecte a permis l'aménagement d'un modeste musée. A moins que des raisons particulières et spéciales l'exigent les Archives du Centre acadien n'acceptent pas des artefaits dans le moment, et ce, pour des raisons de manque d'espace et de manque de personnel professionnel. Des articles, tels des médailles, des certificats, des plaques et autres souvenirs de reconnaissance, peuvent être préservés lorsque ceux-ci sont directement liés au travail et aux activités d'un créateur de fonds.

Certains documents de la collection des Archives du Centre acadien ne sont pas accessibles au public soit en raison de politique interne ou en raison de la volonté exprimée des donateurs. Sont inclus dans cette catégorie des documents personnels ayant trait à des individus encore vivants ainsi que certains registres paroissiaux. Certains livres rares ne sont pas accessibles au public tandis que d'autres, par exemple les thèses et les mémoires, sont accessibles pour consultation sur place seulement. Les livres contemporains circulent selon les normes en vigueur à la Bibliothèque Louis-R.-Comeau.

Tout usager devient responsable des documents archivistiques et imprimés placés à sa disposition par les Archives du Centre acadien. Abîmer d'aucune manière les ressources documentaires est une offense grave susceptible d'entraîner des amendes équivalentes à la valeur réelle du document endommagé.

Les usagers qui retournent les livres en retard sont assujettis aux mêmes amendes en vigueur à la Bibliothèque Louis-R.-Comeau.

Le Centre acadien de l'Université Sainte-Anne dessert avant tout les étudiant(e)s et le personnel de l'Université. Cependant un service de référence est également offert au grand public, et ce, de deux manières. Premièrement, les usagers publics du Centre acadien peuvent se présenter en personne et sont assistés par le personnel qui met à la disposition des chercheurs les documents nécessaires conformément à l'article 2.1. Deuxièmement, des recherches peuvent être amorcées par le personnel suite à une demande faite par la poste, le courrier électronique ou par téléphone. Chaque requête de ce genre entraîne un droit de 25$ payable à l'avance par le demandeur au Centre acadien.

Le Centre acadien offre un service de photocopie à ses clients pourvu que : 1) la demande ne contrevienne ni à la loi canadienne sur les droits d'auteur ni à la volonté expresse d'un donateur; 2) le procédé de photocopie ne pose aucun risque d'endommager le document. Tout usager du Centre acadien doit payer 10 ¢ pour chaque feuille photocopiée.

Pour ce qui en est de la reproduction des photographies, les mêmes conditions identifiées supra s'appliquent. Les coûts sont déterminés par le photographe ou par la compagnie qui se charge du travail de reproduction.

1) le maintien d'un environnement contrôlé (température et humidité) dans l'aire d'entreposage;

2) l'utilisation de matériaux d'entreposage conformes aux normes archivistiques reconnues telles les boîtes, chemises et étiquettes sans acide, les enveloppes sans acide pour les photographies, les contenants protecteurs stables pour diapositives, les lumières ultraviolettes à basse émission , les étagères en métal, etc. ;

3) la manipulation sécuritaire des documents. Dans la mesure du possible des photocopies ou des microfilms des pièces originales sont utilisées ; si cela s'avère impossible, le port de gants protecteurs est exigé lors de la manutention des documents originaux. La consultation des pièces archivistiques se fait uniquement sur place pendant les heures normales de travail tandis que les livres rares se consultent sur place ou à la réserve du Centre acadien à la Bibliothèque Louis-R.-Comeau.

Seul le personnel du Centre acadien est autorisé à repérer les documents et à les replacer dans l'aire d'entreposage.

4) l'assurance, par l'entremise de l'institution mère, d'un service de surveillance régulier en dehors des heures normales de travail et l'assurance d'une collaboration avec les instances locales de prévention des incendies ;

5) l'utilisation des services professionnels pour faire des travaux de conservation sur les documents en voie de détérioration selon les besoins et selon les ressources disponibles.